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        合同簽訂講技巧 風險防範有妙招
        作者: 發布於:2017/4/17 13:35:16 點擊量:
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         其實並不是GE的業務使我擔心,使我擔心的是有什麽人做了從法律上看非常愚蠢的事,而給公司的聲譽帶來汙點並使公司毀於一旦。

        ——傑克•韋爾奇

           這是今年會計證年審時在“內部控製”一章中引用美國通用電氣(GE)公司原總裁的一段話,令我印象很深。這位被譽為“世界第一CEO”的傳奇式人物,短短20年即把GE的市場資本增長了30多倍,躍居世界第一;其所推行的“六西格瑪”質量標準、全球化和電子商務,幾乎重新定義了現代企業。傑克•韋爾奇的感言尚如此,足以表明企業法律風險已經深刻地影響到了企業的運營安全。
        隨著公司的不斷發展,各式各樣的合同越來越多,各部的維權意識也越來越強,合同審查的需求與日俱增,本文結合總裁辦在審查合同和處理訴訟案件中遇到的相關問題,針對合同上存在的法律風險點,就合同簽訂的細節給出些許風險防範的建議供大家參考,以便未雨綢繆,共同加強合同的有效管理,從源頭上提高企業的抗風險能力。
        一、以書麵形式鞏固談判成果
        很多時候,合同的訂立並不是一蹴而就的,通常都會經曆一個磋商和談判的過程。以最為普遍的銷售合同為例,我們在展會等場合與客戶商談之後,客戶雖對我們當即表示滿意、有合作的意願,然而,我們都不能就此保證所有當場談妥的合作如此愉快地成交了。這時,我們若能以書麵形式把談判的成果確認下來,那麽簽約率就會大大提高。《締約備忘錄》或者《締約意向書》都是我們可以采取的方式,明確時間、地點、當事人和談判成果,由雙方簽章確認。一來可以作為正式簽訂合同時的參考,二來根據《合同法》,要是對方無正當理由拒絕簽訂正式合同,我方就可以要求其承擔締約過失責任。
        二、合同簽訂前的必要審查
        (一)明確合作方的簽約資格
        合同簽訂有兩大重要原則:一是確保合同的合法和完整;二是維護我方在合同中的利益。合同簽訂前明確對方的簽約資格尤為重要,包括以下兩方麵的內容:
        1. 核實合同的當事人是否具備簽約資格
        (1)確保合同的當事人為合法存在
        如果對方是企業,我們首先需要查閱其營業執照並保留複印件。對於重大的合同,必要時可前往相應的國家機關部門核實該企業的基本情況,譬如工商行政管理局處可核實該企業的年檢注冊和曆年的獎罰情況、土地管理部門和房屋管理部門處可核實該企業是否存在不動產的抵押擔保、稅務局處可核實該企業是否存在拖繳或漏繳稅費的情況、環保局處可核實該企業是否存在嚴重汙染環境的行為等。
        如果對方是個人,則需要詳細記錄其身份信息和有效的聯係方式,保留身份證複印件,合同簽署時要求其一並按捺指印。
        (2)確保對方具備相應的資質
        由於我國法律對某些行業的從業資格作了限製性規定,要求必須具備相應的資質才能從事特定的業務,因此,我們需要根據所簽署合同的內容,有針對性地對合作方的資質進行審查,譬如廣告企業需要有廣告經營許可證、印刷企業需要有出版物印製許可證;簽署涉及重大合作發展項目的合同,需要對其繳納規費和權屬情況進行調查;簽署引進生產線的合同,則需要對該生產線的生產許可審批及環保限製情況進行調查等。
        2. 核實合同的簽約人是否具備簽約資格
        合同的簽約人就是該企業的法定代表人固然最好,但現實中更為常見的是非法定代表人簽署的情況,這時就要核實該簽約人是否具備簽約資格,尤其在不能加蓋公章的情況下,《授權委托書》就顯得相當重要。以銷售合同為例,為爭取訂單、便於即時簽約,業務人員通常會持有不少已加蓋企業公章的格式合同,這種情況很容易形成無權代理或者表見代理,即簽約人其實沒有或者已喪失代理權,不具備簽約的資格,這時簽署的合同若得不到追認,就會給企業帶來損失。
        這裏提醒相關部門,不要預先發出已加蓋公章的空白合同,如果必須如此,應當加以嚴格控製,另立《介紹信》與合同一起使用,在《介紹信》中明確該簽約代表可以簽訂的項目、金額上限和簽訂合同的具體期限等要求。持有已加蓋公章的空白合同的人員調崗或離職後,應當如數上繳這些空白合同,並及時以書麵形式通知與其有業務往來的客戶。
        (二)防範合同條款中的風險點
        1. 款項支付和發票開具的約定
        (1)款項支付的期限和方式
        在審查合同的過程中,我們發現有很多付款條款約定不明的情況,譬如“收到貨物後付款”,並沒有給出付款的具體時間,於是就會產生拖延貨款的風險,因此,我們需要將其明確為“收到貨物後多少日內付款”。
        值得注意的是,款項支付必須嚴格按照合同約定的方式支付,對方提出變更收款單位時,必須由雙方協商一致並簽訂補充條款作為原合同的附件,由雙方蓋章確認後生效,嚴禁杜絕僅憑單方變更通知即改變付款對象的情況。
        (2)先出發票再付款的處理
        在部分合同中,我們看到對方當事人有“先提供發票再結清貨款”的要求,這時,發票的簽收中需要明文標注“款項未付”,以此說明一方已開發票但另一方並未付款,留作欠款確認的憑證。
        2. 質量標準和異議期限的約定
        在銷售合同中,產品規格型號、質量檢驗標準和包裝要求都要引起足夠的重視,確保合同中的約定與客戶的需求一致。約定質量異議提出的期限,以便掌握主動權。
        3. “定金”和“訂金”條款的適用
        “定金”和“訂金”是兩個不同的概念,“訂金”即預付款,法律上無比例限定,“定金”則具有擔保性,約定比例不能超過合同總額的20%。如果我們是收款的一方,使用“訂金”較為有利,此時若出現違約情形,使用“定金”就會存在雙倍返還定金的風險;但若使用“訂金”,則隻需退還訂金即可。
        4. 合同爭議管轄的約定
        (1)管轄法院及訴訟時效控製
        盡可能約定我方所在地人民法院管轄,既方便訴訟,又節約成本。一般情況下,訴訟時效為兩年,因提起訴訟或債權人主張權利或債務人同意履行義務而中斷,訴訟時效從中斷之日起重新計算,因此,對於拖欠款項的當事人,我們應當及時發送催款通知書或者提起訴訟,以防止超過訴訟時效期間,債權得不到保護。
        (2)“訴訟”和“仲裁”的區別
        “訴訟”和“仲裁”都是解決糾紛的法律形式,但二者還是有顯著區別的。訴訟的優點是程序較為嚴密,當事人有權上訴,缺點是審期較長,普通程序的審結期限是6個月,簡易程序則3個月,受管轄權限製;仲裁的優點是時間短、效率高,當事人有權選擇仲裁員,缺點是一審終局,沒有上訴的權利。
        需要注意的是,我們在合同中的爭議解決方式不能同時約定仲裁和訴訟,因為根據最高人民法院《仲裁法》解釋,當事人在合同中同時約定可以向仲裁委員會申請仲裁,又約定可以向有管轄權的人民法院提起訴訟時,仲裁協議無效。因此,或裁或訴,隻能選其一。
        5. 所有權保留的約定
        如果我方是賣方,可以約定在對方付清全部款項前,合同標的物所有權歸我方所有,這時,若出現對方拖欠款項的情況,我們就根據物權請求權,行使返還財產請求權和損害賠償請求權。
        三、合同履行過程中的證據保存
        (一)合同變更時的有效確認
        1. 經辦人和收貨人變更
        原則上合同中應列明收貨方的具體經辦人,以防止經辦人離開後,對方不承認已收取貨物的事實。但在實際操作中,往往會出現他人代為簽收的情況,由於是個人簽收,若對方不承認簽收人是該企業的職員,就會給訴訟中賣方已完全履行交貨義務的舉證帶來很大困難。因此,我方在送貨的時候,可以注明由合同中確定的經辦人簽收貨物,或者由經對方書麵授權的其他人簽收。當對方當事人更換經辦人時,要求其必須提供授權委托書。
        2. 合同文本修改處的確認
        隻要是影響到合同雙方具體權益內容的變更,合同文本經過修改的,都應當由雙方在修改過的地方蓋章確認。
        (二)往來文件的保存
        除了合同及其附件(含補充協議)原件本身之外,在履行合同的過程中,雙方形成的會談紀要、往來函件、傳真等涉及到對原合同補充或變更的內容都應當加以保存。此外,涉及合同簽訂或履行的重要電子郵件切記不要刪除,直接保存在郵箱服務器中,便於形成直接證據。
        四、合同管理的動態監督
        很大程度上,總裁辦的合同審核僅局限於條款本身,強化合同履行的動態監督的責任更多地還落在各部門上,譬如一直有友好合作關係的企業突然出現增加訂貨量卻又遲延付款的情況,承辦部門就要引起注意,對方可能出現嚴重資金困難的情況,又或者對方供給我司的物料出現重大質量問題,這時合同承辦人就要及時反饋相關部門,把好合同結算關的同時采取相應的措施,把損失降到最低。
        合同管理作為企業法律風險控製的重要內容,事後救濟不如事中控製,事中控製不如事前防範,有賴我們每一位香山家人的努力,隻有大家都具備合同風險控製的意識,並認真落實到產、供、銷各個環節,我們的企業才能穩健持續發展,才能不斷做大、做強。


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